Facturacion

Personaliza el correo con que envías tus facturas y elige quién recibe una copia.

En Facturación personalizas el correo que reciben tus clientes con cada factura. Creas plantillas con tu propio asunto y mensaje, eliges cuál usar en las facturas de suscripción y en las facturas por lote, y defines qué correos reciben una copia oculta de todas tus facturas.

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Para qué te sirve

1. Escribir el correo de tus facturas con tus palabras, en vez de usar el mensaje por defecto de Piriod.
2. Usar un mensaje distinto según el tipo de factura, por ejemplo, uno para las suscripciones, otro para la facturación masiva y otro para tus facturas únicas.
3. Tener copia de todo lo que envías, por ejemplo, para tu equipo de contabilidad.

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Antes de empezar

1. Si no creas plantillas, Piriod usa la Plantilla Piriod (por defecto). Tus facturas se envían igual.
2. Tu logo y tus colores salen de Branding (revisa Branding).
3. No escribas tus datos bancarios en las plantillas. Se enviarían siempre, incluso en facturas pagadas. Configúralos en Pagos, que los agrega solo a las facturas pendientes.

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Paso a paso

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Crear una plantilla

1. Abre Facturación

   Ve a Configuración → Facturación y, en Plantillas de envío de facturas, haz clic en Crear una plantilla. Si ya tienes plantillas, el botón se llama Nueva plantilla.

2. Escribe el nombre y el asunto

   Con Mensaje de email seleccionado, completa:

   1. Nombre de la plantilla: un nombre que te ayude a reconocerla, por ejemplo, “Factura de suscripción”. Tu cliente no lo ve.
   2. Asunto: el asunto del correo que recibe tu cliente.
3. Escribe el mensaje

   Escribe el Mensaje. Con Insertar token agregas datos que cambian en cada factura:

   Token	Qué muestra
   Factura número	El número de la factura
   Factura tipo	El tipo de documento, por ejemplo, Factura electrónica
   Factura fecha	La fecha de emisión
   Factura total	El monto total
   Cliente nombre	El nombre del cliente

   
4. Guarda la plantilla

   Haz clic en Guardar plantilla.

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Asignar una plantilla

Una vez creada, elige en qué facturas se usa.

1. Elige la plantilla de cada tipo de factura

   En Asignación de plantillas, elige la plantilla para:

   1. Facturas de suscripción: se envía con cada factura emitida por una suscripción.
   2. Facturas por lote: se envía con cada factura emitida en un lote, con la facturación masiva.

   
2. Revisa cómo se verá el correo

   Haz clic en Previsualizar para ver el correo con un ejemplo.

   
3. Guarda la asignación

   Haz clic en Guardar, en la sección Asignación de plantillas.

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Usar una plantilla en una factura única

Las facturas únicas se envían a mano, y al enviarlas eliges el mensaje.

1. Abre Enviar factura

   En el detalle de la factura, haz clic en Enviar factura.

2. Elige una plantilla o escribe el mensaje

   Haz clic en Elegir una plantilla y elige una de tus plantillas. Puede ser cualquiera, también una distinta de las que asignaste a las facturas de suscripción o por lote. Si prefieres, edita el mensaje directamente. Desde la misma lista, con Crear una plantilla, puedes crear una nueva.

   
3. Envía la factura

   Revisa Para y Asunto. Si la factura está pendiente de pago, puedes activar Incluir instrucciones de pago para agregar tus datos de transferencia (revisa Pagos). Haz clic en Enviar.

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Editar o eliminar una plantilla

En Plantillas de envío de facturas, haz clic en la plantilla para cambiar cualquiera de sus campos y guarda los cambios.

Para eliminarla, haz clic en la × a su derecha y confirma con Continuar. Si la plantilla estaba asignada, esas facturas pasan a enviarse con la Plantilla Piriod (por defecto).

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Enviar una copia oculta de tus facturas (CCO)

Con CCO Emails, hasta 3 correos que elijas reciben una copia oculta de los correos de facturas de suscripciones, facturas masivas, facturas manuales y órdenes.

1. Agrega el correo

   En Preferencias de facturación, haz clic en Agregar email y escribe el correo.

2. Guarda los cambios

   Haz clic en Guardar, en la sección Preferencias de facturación.

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Qué pasa después

1. Las facturas de suscripción y por lote que emitas desde ahora se envían con la plantilla asignada a su tipo. Si no asignaste una, se envían con la Plantilla Piriod (por defecto).
2. Las facturas únicas se envían con el mensaje que elijas al enviarlas.
3. Los correos de CCO Emails reciben una copia oculta de cada correo de factura. Tu cliente no ve esos correos.

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Problemas frecuentes

Mis facturas se siguen enviando con el mensaje por defecto

Por qué pasa: la plantilla está creada, pero no está asignada, o no se guardó la asignación.

Cómo resolverlo: en Asignación de plantillas, elige tu plantilla y haz clic en Guardar en esa misma sección.

En el correo aparecen palabras juntas

Por qué pasa: dos tokens quedaron sin un espacio entre ellos, por ejemplo, {{document.name}}{{number}}.

Cómo resolverlo: edita el mensaje, agrega un espacio entre los tokens y revisa el resultado con Previsualizar.

No llegan las copias a CCO Emails

Por qué pasa: el correo está mal escrito, o no se guardó la sección Preferencias de facturación.

Cómo resolverlo: revisa el correo y haz clic en Guardar en esa sección.

¿Tienes una duda que no aparece aquí? Escríbenos a soporte desde el chat de la plataforma y te ayudamos.

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Siguientes pasos

Branding

Agrega tu logo y tus colores a tus correos.

Facturas

Emite una factura a tu cliente.