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Los recordatorios son correos que Piriod envía solo a tus clientes antes o después del vencimiento de sus facturas. Tú creas reglas que definen cuándo se envía cada uno y qué dice, y el correo incluye un botón Pagar para que tu cliente pague en el momento.

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Para qué te sirve

  1. Cobrar a tiempo sin escribir cada correo. Configuras tus reglas una vez y Piriod los envía por cada factura pendiente.
  2. Avisar antes y después del vencimiento. Por ejemplo, un aviso 5 días antes y otro 1 día después, cada uno con su propio mensaje.
  3. Facilitar el pago. Cada recordatorio muestra el documento, el monto y la fecha, junto al botón Pagar.

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Antes de empezar

  1. Revisa quién recibirá los recordatorios. Llegan al email de facturación del cliente, si tiene activada la opción Cobranzas en sus preferencias, y a las personas vinculadas al cliente que tienen activada la notificación Cobranza (revisa Clientes y Personas).
  2. Los recordatorios se activan cuando creas al menos una regla de recordatorio.
  3. Puedes crear hasta 5 reglas en total, sumando las que se envían antes y después del vencimiento.

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Paso a paso

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Abrir las reglas de recordatorio

1

Abre Cuentas por cobrar

Ve a Ingresos → Cuentas por cobrar.
2

Abre las reglas de envío

En Seguimiento y acciones automáticas, bajo Recordatorios, haz clic en Reglas de envío de recordatorios.
Recordatorios Acceso
Se abre Recordatorios de pago, con una línea de tiempo alrededor del Vencimiento del pago. Las reglas que creas se ordenan antes o después de esa fecha.
Recordatorios Vacio

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Elegir el horario y los días de envío

1

Abre las preferencias

En Recordatorios de pago, haz clic en Preferencias.
2

Elige el horario de envío

En Horario de envío, elige la hora a la que se enviarán los recordatorios.
3

Excluye días, si quieres

En Exclusión de días, marca No enviar los sábados o No enviar los domingos. Los recordatorios que coincidan con un día excluido se envían el siguiente día permitido. Si el recordatorio es previo al vencimiento y al postergarlo quedaría vencido, se adelanta. Los feriados no se excluyen. Cuando un recordatorio cambia de fecha, puedes ver su fecha original (revisa Revisar los correos enviados).
Recordatorios Preferencias
4

Guarda los cambios

Haz clic en Guardar.
En la misma ventana está Activar los recordatorios automáticos, que puedes usar para pausar o reanudar todos los recordatorios.

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Crear una regla de recordatorio

1

Agrega una regla

En Recordatorios de pago, haz clic en el botón +.
2

Programa el envío

En Programación del envío, escribe la cantidad de días y elige antes o después del vencimiento del pago. Por ejemplo, “1 días después del vencimiento del pago”.
3

Escribe el asunto

Escribe el Asunto del correo, de hasta 150 caracteres.
4

Escribe el mensaje

Escribe el Mensaje.
5

Agrega variables, si quieres

Las variables son datos que cambian en cada factura. Agrégalas con el botón {..} en el asunto o con Insertar variable en el mensaje:
  1. Número de factura
  2. Tipo de factura, por ejemplo, Factura electrónica
  3. Fecha de la factura
  4. Fecha de vencimiento del pago
  5. Monto total
  6. Saldo pendiente, lo que falta por pagar si la factura tiene pagos parciales
  7. Nombre del cliente
6

Revisa la previsualización

A la derecha, en Previsualización, ves cómo llegará el correo. Con Ejemplo lo ves con datos de prueba, y con Factura real, con una de tus facturas.
Recordatorios Nuevo
7

Guarda la regla

Haz clic en Guardar. La regla aparece en la línea de tiempo, antes o después del Vencimiento del pago.
Puedes crear hasta 5 reglas, por ejemplo, uno antes del vencimiento para avisar y otro después para insistir.
Recordatorios Lista

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Editar o eliminar una regla

En Recordatorios de pago, haz clic en la regla para cambiar cualquiera de sus datos y haz clic en Guardar. Para eliminarlo, haz clic en su ícono de basurero.

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Revisar los correos enviados

Ve a Ingresos → Cuentas por cobrar y, en Seguimiento y acciones automáticas, haz clic en Recordatorios enviados. Verás todos los correos enviados a tus clientes, tanto facturas como recordatorios, con el documento, el cliente, el mensaje, los destinatarios y la fecha de envío. Con Filtrar puedes buscar por cliente, fecha de envío o número de factura, entre otras opciones. Si un recordatorio se postergó o se adelantó por un día excluido, en esta lista y en el detalle de la factura aparece su fecha original. En el detalle de la factura también ves los recordatorios que no se enviaron y la razón, por ejemplo, que la factura ya estaba pagada o que el cliente no recibe documentos.
Recordatorios Enviados

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Qué pasa después

  1. Piriod envía los recordatorios a la hora que elegiste, según la fecha de vencimiento de cada factura. Solo se envían por facturas pendientes o vencidas: si tu cliente ya pagó, no recibe más recordatorios de esa factura.
  2. Tu cliente recibe el correo con el documento, el monto, la fecha y tu mensaje, y puede pagar con el botón Pagar.
  3. Cada correo queda registrado en Recordatorios enviados.

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Problemas frecuentes

Por qué pasa: las variables del asunto están escritas sin un espacio entre ellas, por ejemplo, {{document.name}}{{number}}. El correo muestra “Factura electrónica17743”.
Recordatorios Error Asunto
Cómo resolverlo: agrega un espacio entre las variables, por ejemplo, {{document.name}} {{number}}, y revisa la previsualización antes de guardar.
Por qué pasa: todavía no tienes ninguna regla creada.Cómo resolverlo: crea al menos una regla con el botón + y vuelve a Preferencias.
Por qué pasa: el cliente tiene desactivada la opción Cobranzas en sus preferencias, su email de facturación está mal escrito o ninguna de sus personas tiene activada la notificación Cobranza.Cómo resolverlo: en el detalle de la factura, revisa los recordatorios que no se enviaron y su razón. Luego revisa las preferencias y el email de facturación del cliente (revisa Clientes) y las notificaciones de sus personas (revisa Personas).
Por qué pasa: Piriod envía un solo recordatorio por factura al día. Si dos reglas coinciden el mismo día, por ejemplo porque una se movió por un día excluido, se envía solo uno.Cómo resolverlo: deja más días entre tus reglas, o revisa las exclusiones en Preferencias. En el detalle de la factura ves qué recordatorio no se envió y por qué.
Por qué pasa: el recordatorio coincidió con un día excluido en Preferencias, como un sábado o un domingo, y se movió al siguiente día permitido, o se adelantó si era previo al vencimiento.Cómo resolverlo: revisa la fecha original del recordatorio en Recordatorios enviados o en el detalle de la factura. Si prefieres que se envíe ese día, desmarca la exclusión en Preferencias.
Por qué pasa: ya tienes 5 reglas, que es el máximo, sumando las de antes y después del vencimiento. Por eso el botón + aparece desactivado.Cómo resolverlo: elimina una regla que ya no necesites, o edita una de las que tienes para cambiar sus días o su mensaje.
¿Tienes una duda que no aparece aquí? Escríbenos a soporte desde el chat de la plataforma y te ayudamos.

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Siguientes pasos

Clientes

Revisa quién recibe los correos de cada cliente.

Personas

Elige qué contactos reciben las cobranzas.

Facturas

Emite una factura a tu cliente.

Pagos

Revisa los pagos que recibes.